ORGANIZACION

ORGANIZACIÓN

División del trabajo:

Es el grado en el que las tareas de una empresa se dividen en actividades separadas, es aspecto esencial de la división del trabajo es no asignar la realización de toda una actividad a un solo individuo, si no dividirla en varios pasos, cada uno de los cuales es llevado a cabo por una persona diferente.  Se deben considerar los puntos siguientes para la división del trabajo:

·          Dividir a la empresa en las áreas básicas o funcionales: producción, marketing, finanzas y recursos humanos

·          Cada área funcional se desglosa en sus diferentes actividades

·          Las actividades se agrupan en funciones

Departamentalización

Es la segmentación de la tarea total de la empresa para que las áreas y unidades en particular sean responsables por actividades especializadas, la agrupación de actividades más comunes son las siguientes:

·          Departamentalización por funciones: en este tipo de estructura los departamentos están basados en actividades , procesos o tipos similares de maquinaria, están en relación con las diferentes funciones de la empresa, tales como marketing, finanzas, recursos humanos y producción, es uno de los más utilizados, ventajas: respaldo a la especialización de las habilidades, reducción de la duplicidad de recursos y aumento de la coordinación en el ámbito funcional, enfoque en aspectos objetivos departamentales en lugar de organizacionales y desarrollo de gerentes que sólo son expertos en campos restringidos.

·          Departamentalización por Producto: se realiza con base a la exposición de un producto o grupo de productos relacionados, cada producto o línea de producto es realizado por una unidad autónoma, cuenta con sus propias funciones básicas de producción, marketing y recursos humanos, ejemplo industria automotriz con planta, por marca y tipo de vehículos.  Ventajas: permite hacer cambios rápidos en una línea de productos, ofrece mayor visibilidad de la línea de productos, promueve el interés en las necesidades del cliente, define con claridad las responsabilidades de cada línea de productos, desarrolla a los gerentes y les permite concentrarse en líneas funcionales transversales.  Desventajas: no permite el aprovechamiento eficaz de habilidades y recursos, no fomenta la coordinación de las actividades entre las líneas de productos, estimula la generación de políticas y conflictos en la asignación de recursos para las líneas de productos y limita la movilidad profesional del personal fuera de sus líneas de productos.

·          Departamentalización por cliente: se centra en las características específicas del cliente a atender, ejemplo una tienda departamental que cuenta con departamentos de damas, caballeros, niños, niñas, bebés, jardinería, cocina.  Ventajas: fomentar mayor enfoque hacia el cliente, identifica con claridad los clientes clave, permite la compresión de las necesidades del cliente, desarrolla gerentes y empleados para que se vuelvan defensores del cliente.  Desventajas: genera obstáculos en la coordinación en las divisiones organizadas, alienta la actividad política y el conflicto en términos de asignación de recursos entre las divisiones, hace que los empleados se sientas presionados a ofrecer privilegios a ciertos clientes, limita la solución de problemas a cada grupo de clientes.

·          Departamentalización por territorio: se refiere al agrupamiento de las funciones básicas en unidades relativamente autónomas, en términos de región o área geográfica que va a ser atendido por la empresa, por ejemplo las empresas que dividen en territorios sus áreas de comercialización en algunos casos han establecido gerencias regionales para atender a toda la nación.  Ventajas: tener instalaciones y equipo de producción, distribución o ambos en el lugar, lo que ahorra es tiempo y costos, se obtiene experiencia en la solución de problemas exclusivos de un lugar, se detectan y captan los problemas y deseos de los clientes, se produce cerca de donde se encuentran las materias primas y los proveedores.  Desventajas: duplicidad de funciones en diversos grados, en cada ubicación regional o unidad en particular, conflicto entre los objetivos de cada área y las metas de la organización, niveles agregados de la administración y uso amplio de normas y reglamentos para coordinar y asegurar la uniformidad de la calidad entre las ubicaciones.

·          Departamentalización por proyecto: el departamento o equipo se crea de manera temporal e incluye a personal procedente de diversas áreas funcionales con base en las peculiaridades y el alcance del programa, ejemplo empresas de la construcción cuyo trabajo se realiza por medio de proyectos

ORGANIZACIÓN FORMAL:

Es la estructura organizativa de funciones definida por la alta gerencia de una empresa, debe ser flexible y no limitante en lo posible.

ORGANIZACIÓN INFORMAL:

Es una red de relaciones personales, laborales y sociales que no están establecidas ni solicitadas por la organización formal.

Diseño de puestos:

Está la podemos definir como la  tomar en cuenta la necesidad de que los individuos se sientan satisfechos de su trabajo. Esto supone una adecuada estructura de puestos en términos de contenido, función y relaciones.  El objetivo principal del diseño de puesto es el enriquecimiento del mismo. Por ejemplo sabemos que una de las necesidades básicas del ser humano es la autorrealización pero en un puesto restringido o empobrecido este creara un sentido de insatisfacción en el individuo el cual a la larga se frustrara y elijará salir por cualquier medio posible de esa situación insatisfactoria. En este caso también puede cumplirse el principio de Peter del empleado pero con el enriquecimiento del puesto podemos llevar al empleado a sentirse mejor emocionalmente reduciendo así el estrés de este creando un ambiente agradable, y así suprimir acciones negativas de parte de este tal como el ausentismo, la desinformación y alentándole a comprometerse más con la cultura organizacional. 

Autoridad::

Derecho que se delega a un individuo o departamento para controlar procesos, prácticas, políticas específicas u otros asuntos relacionados con actividades realizadas por personal de otros departamentos.

La autoridad se refiere a quien tiene derecho a tomar decisiones. Existen tres tipos de autoridades:

1.        Tradicional: Se basa en costumbres, ascendencia, genero, orden de nacimiento y cosas similares.

2.        Carismática: Salta a la vista cuando los subordinados dejan a un lado su propio juicio y de forma voluntaria cumple con un líder, porque perciben que este tiene cualidades o capacidades personales especiales.

3.        Jurídico-racional: Se refiere al uso de las leyes y las normas establecidas, las cuales son aplicadas de manera uniforme.

Autoridad de línea:

Relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado.

Autoridad funcional:

Derecho delegado a un individuo o un departamento para controlar procesos, prácticas y políticas específicas, u otros asuntos relacionados con actividades realizadas por personal de otros departamentos.

Generalmente, todos los órganos de línea se orientan hacia el exterior de la organización donde se sitúan sus objetivos, mientras que los órganos de staff se orientan hacia dentro para asesorar a los demás órganos, sean de línea o de staff.

Personal staff:

Su función es investigar, buscar y dar asesoría a los gerentes de línea. El área de línea tiene autoridad para ejecutar y decidir los asuntos principales de la organización. El área de staff no necesita esa autoridad porque esta se ejerce sobre ideas o planes. Su actividad consiste en pensar, planear, sugerir, recomendar, asesorar y prestar servicios especializados. El hombre de línea necesita el staff para desarrollar sus actividades, mientras que el hombre del staff necesita de la línea para aplicar sus ideas y planes.

Las principales funciones del staff son:

• Servicios.

• Consultoría y asesoría.

• Seguimiento.

• Planeación y control

Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización desde el más bajo al más alto. Entre las principales características de la organización línea-staff se encuentran:

 
• Cada órgano responde ante un solo y único órgano superior; es el principio de la autoridad única.

• Un departamento presta servicios y recomienda los candidatos aprobados, y las secciones toman la decisión final de acuerdo con sus recomendaciones. Aquel no puede obligar a los demás órganos a que acepten sus servicios y recomendaciones, por cuanto no tiene autoridad de línea, sino de staff, es decir, de asesoría y prestación de servicios especializados.