CONTROL

CONTROL

Auditoria:

Es un proceso sistemático de obtener y evaluar objetivamente la evidencia acerca de las afirmaciones relacionadas con actos y acontecimientos económicos, a fin de evaluar las declaraciones a la luz de los criterios establecidos y comunicar el resultado a las partes involucradas. Es necesario realizar una auditoría periódicamente para ver cómo se está manejando el negocio.

Control Preventivo

Para un control efectivo, los administradores requieren un sistema de corrección anticipativo que les informe sobre los problemas potenciales y permita tomar las medidas correctivas antes de que surjan esos problemas.

TENDENCIAS ADMINISTRATIVAS

OUTSOURCING:

Es contratar a una empresa o institución especializada en un servicio o producto para que haga dicha actividad en lugar de la organización que está demandando la actividad.

Ventajas:

a)      Reducción de gastos de contratación de personal y recursos humanos.

b)      Eliminación de los trabajos rutinarios que pudieran existir dentro de la empresa, ya que estas actividades las puede desarrollar el outsourcing.

c)       Contratación de gente especializada para una función determinada dentro de la empresa.

d)      Adaptación de las operaciones y costos a las necesidades actuales del mercado.

Desventajas:

a)      Se corre el riesgo de contar con trabajadores de mala calidad que perjudiquen el desarrollo del negocio.

b)      Se puede llegar a crear una dependencia con el proveedor del servicio, a tal grado que puede llegar un momento en que se convierta en una obligación para la empresa.

c)       Como el trabajador puede llegar a no sentirse parte del negocio, es muy probable que su trabajo se estanque y no dé crecimiento.

d)      Bajo compromiso de trabajo de los subcontratados.

e)      La continua rotación de personal puede provocar que en ningún momento alguien se vuelva experto en su área de trabajo.

COACHING:

Según Idalberto Chiavenato es un proceso planificado de modificaciones culturales y estructurales, que visualiza la institucionalización de una serie de tecnologías sociales, de tal manera que la organización quede habilitada para diagnosticar, planificar e implementar esas modificaciones con asistencia de un consultor. Es un esfuerzo educacional muy complejo, destinado a cambiar las actitudes, valores, los comportamientos y la estructura de la organización, de modo que esta pueda adaptarse mejor a las nuevas coyunturas, mercados, tecnologías, problemas y desafíos que surgen constantemente.

CALIDAD TOTAL:

Según Deming la calidad es “un grado predecible de uniformidad y fiabilidad a bajo costo, adecuado a las necesidades del mercado”.  Para Juran la define como adecuación al uso, calidad de diseño y calidad de fabricación o conformidad.

La calidad de diseño se refiere a las características que potencialmente debe tener un producto para satisfacer las necesidades de los clientes y la calidad de conformidad apunta a cómo el producto final adopta las especificaciones diseñadas.

Calidad Total es la mejoría permanente del aspecto organizacional, no solo se refiere al producto o servicio en sí. Cada trabajador, desde el gerente, hasta el empleado del más bajo nivel jerárquico está comprometido con los objetivos empresariales.

El organismo internacional de normalización, ISO, ha definido a la calidad como la totalidad de características de una entidad que le confiere la capacidad para satisfacer necesidades explicitas e implícitas. Las necesidades explicitas se definen mediante una relación contractual entre Clientes y Proveedores; mientras las necesidades implícitas se definen según las condiciones que imperan en el mercado.

La Calidad es total comprende todos y cada uno, de los aspectos de la organización, porque involucra y compromete a todas y cada una de las personas de la organización. 

EMPOWERMENT

Es el empoderamiento que delega poder y autoridad a los subordinados y que se sientan dueños de su propio trabajo,

es una herramienta de la calidad total que se utiliza en los modelos de mejora continua y reingeniería, así como en las empresas provee  elementos que fortalecen  los procesos para su desarrollo. Empowerment significa también delegar, sin perder el control, pero control de la situación no de la gente.

Supuestos del Empowerment:

1.        Responsabilidad por áreas o rendimientos designados.

2.        Control sobre los recursos, sistemas, métodos, equipos.

3.        Control sobre las condiciones del trabajo.

4.        Autoridad (dentro de los limites definidos) para actuar en nombre de la empresa.

5.        Nuevo esquema de evolución por logros.

EQUIPOS DE TRABAJO

Tipos:

1.        Funcionales

2.        Inter funcionales

3.        Auto dirigidos

4.        Soporte

Responsabilidades:

1.        Mejorar calidad.

2.        Auditoria de calidad.

3.        Selección del líder.

4.        Rotación de puestos.

5.        Organización interna.

6.        Planificación.

Desarrollo de Habilidades:

1.        Controlar conflictos.

2.        Resolver Problemas.

3.        Evaluar Diferencias.

4.        Apoyar a sus compañeros.

5.        Ayuda en toma de decisiones.

6.        Participar en reuniones.

7.        Comunicar ideas.

8.        Organizarse.

LLUVIA DE IDEAS:

Forma de pensamiento creativo encaminada a que todos los miembros de un grupo participen libremente y aporten ideas sobre un tema o problema.

INNOVACION

La innovación es la combinación del conocimiento en productos, procesos o servicios originales, relevantes y valiosos,  es un cambio especial para iniciar o mejorar  productos, procesos o servicios.

La necesidad de constante renovación e innovación son obligatorias en el entorno empresarial de hoy.
Innovación constante, proviene de la elaboración de un sentido de propósito colectivo; estimular la creatividad de los empleados a través de la organización y de enseñarles cómo reconocer las oportunidades no convencionales.

BENCHMARKING

Es un proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y procedimientos de trabajo de las empresas que se reconocen como representantes de las mejores prácticas y el propósito es el mejoramiento organizacional,  las palabras clave de esta definición son: Evaluación, continuo, mejores prácticas, sistemático y mejoramiento.

Evaluación

El primer objetivo del benchmarking es evaluar un proceso. Por esta razón, las mediciones son necesarias; los resultados tienen que ser medidos. Medir constituye la esencia del benchmarking. En realidad, la palabra benchmarking se deriva de cómo se mide un terreno, en donde una marca en una roca, muro o árbol sirve como punto de referencia para establecer una posición o altitud en el levantamiento topográfico. En los años 50, los clientes de las computadoras centrales (mainframes) empezaron a utilizar el término para establecer estándares básicos de desempeño contra lo que un proveedor potencial podría introducir en una oferta. En los 70, la palabra emigró hacia el vocabulario más amplio de los negocios, donde empezó a significar un proceso de medición mediante el cual se llevan a cabo comparaciones entre las empresas.

Al evaluar un punto de referencia, la orientación es hacia una práctica comercial o un proceso de trabajo, debido a que sólo se lograrán mejoras en una organización realizando ajustes en los procesos actuales. Esto significa que para que el benchmarking resulte una herramienta de evaluación eficaz, debe empezar con la práctica antes de determinar qué sistema la medirá mejor. Bob Camp (1989, inventor del benchmarking, insiste en que la métrica del benchmarking siempre es el resultado de la comprensión de las mejores prácticas y no a la inversa.

Continuo

El benchmarking requiere mediciones continuas debido a que, desafortunadamente, sus competidores no van a esperar a que usted los alcance. Aunque la búsqueda continua de mediciones tal vez parezca una carga, solo unos cuantos profesionales se oponen a buscar constantemente las mejores prácticas, debido a que la gran mayoría sabe que el intercambio continuo de ideas es necesario para que una industria mejore. Los profesionales de hoy comprenden que el mundo está cambiando rápidamente y que aquellos que titubeen perderán. "En el mundo actual, se trata de la supervivencia de los más rápidos", más que de la de los más aptos.

Mejores prácticas

El proceso de benchmarking se concentra en las actividades más exitosas. Es por ello que el benchmarking es más que un análisis de la competencia. El objetivo es aprender no simplemente qué se produce, sino también cómo se produce. ¡La cuestión no es sólo el producto o servicio, sino también el proceso! Los japoneses lo denominan dantotsu -lo mejor de las mejores prácticas, la mejor de las clases, lo mejor de la raza- sin importar en dónde se encuentran: en la propia compañía o industria o fuera de ella. Puesto que el objetivo es identificar las mejores prácticas, los socios más convenientes para el benchmarking no son necesariamente los competidores directos de la empresa, sino los que marchan a la vanguardia, sin importar en qué área destacan.

Sistemático

Benchmarking no es un método arbitrario de reunir información. Más bien se trata de un proceso sistemático, estructurado paso por paso, para evaluar los métodos de trabajo en el mercado. La clase de datos que el benchmarking proporciona permite a las empresas comparar sus productos, servicios y procesos de trabajo con los mejores.

Mejoramiento

Benchmarking constituye un compromiso con el mejoramiento debido a que es posible emplear la información recopilada en una variedad de formas y producir un efecto significativo en las operaciones de la organización. Los resultados de un estudio de benchmarking se convertirán en la base de objetivos de corto o largo plazo consistentes con la realidad del mercado. Por esta razón se utilizan para anticipar tendencias en los negocios y descubrir oportunidades de innovación.

REINGENIERIA

Es un método mediante el cual, en función de las necesidades del cliente, se rediseñan radicalmente los procesos principales de negocios, de principio a fin, con el objetivo de alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.

La Reingeniería implica un cambio radical en la forma de concebir las organizaciones, ya que éstas dejan de observarse como funciones, divisiones, tareas o productos, para ser visualizadas en términos de procesos.

Para lograrlo, la reingeniería regresa a la esencia del negocio, cuestionando sus principios fundamentales y la forma en que éste opera. El éxito de la Reingeniería no se basa en mejorar lo existente sino en olvidar cómo se hacían las cosas y diseñarlas de nuevo. Se dice que la Reingeniería es “voltear la página anterior e iniciar una en blanco.”

La reingeniería analiza el proceso, lo observa completo desde que se reciben los primeros insumos hasta una salida que, por principio básico, debe tener valor para el cliente.

El proceso de reingeniería cambia las preguntas “¿cómo, cuándo, dónde y con quién?” y antepone la pregunta “¿Por qué?” Aquí se cambia radicalmente la pregunta “¿Cómo podemos mejorar lo que ya estamos haciendo?” por “Lo que estamos haciendo, ¿es lo correcto?” Hacer estas preguntas obliga a las empresas a examinar las reglas tácticas y los supuestos en que descansa el manejo de sus negocios.

KAIZEN

Es un sistema de calidad que se enfoca en la mejora continua. Si bien es cierto la aplicación de este sistema en su inicio era de ámbito empresarial, ahora ha transcendido al ámbito del hogar y de cualquier tipo de organización no empresarial.

Este sistema se originó en Japón y nació de la necesidad imperiosa que el pueblo japonés tenía para salir de la situación que vivía después de perder la Segunda Guerra Mundial, aunado a esto que la isla no posee una gran cantidad de recursos naturales que le permitiese colocarse a la altura de la potencias occidentales. El éxito de los sistemas de calidad japoneses, como el Kaizen, ha revolucionado la industria en Asia Oriental. Países como Singapur, Indonesia, China, Malasia entre otros han tenido un crecimiento acelerado debido a la adopción de este tipo de sistemas.

La esencia del Kaizen es realizar el mejoramiento de los procesos antes de esperar que se obtengan resultados mejorados. Es decir que los problemas de la calidad deben atacarse de raíz. Eso se logra mediante un mejoramiento continuo a través de pequeñas y grandes acciones, pero de forma diaria.

El Kaizen es una idea que debe trabajarse todos los días. Es una idea individual y de grupo que llevará a cambiar la conducta de los miembros de la organización, equipo, etc.

El Kaizen no necesita grandes desembolsos para implementarla, sino que se puede empezar con lo que ya se tiene, incrementa la calidad, reduce los tiempos de entrega y los costos sin necesidad de invertir en nueva tecnología, sino actuando con los recursos que ya se poseen pero disponiendo de ellos de mejor manera y mejorando los procesos.

FUSION

La fusión es un mecanismo empresarial el cual consiste que una o más empresas se unen para formar una sola. La Ley General de Sociedades regula dos tipos de fusión, las cuales son las siguientes:

Fusión por incorporación: Se da cuando una o más sociedades unen sus patrimonios con el objetivo de formar uno solo. Es decir, se extinguen las sociedades  fusionadas sin necesidad de liquidarse y se constituye una nueva sociedad.

Fusión por absorción: Se cuando una sociedad ya existente absorbe íntegramente el patrimonio de una o más sociedades, con el objeto de formar un solo patrimonio. Como consecuencia de ello, la sociedad absorbida es extinguida, sin necesidad de liquidarse.

ADQUISICION

Define el proceso realizado por una compañía cuando toma el control operacional  de otra. Esto, como resultado de una compra directa mediante la acumulación de acciones suficientes para lograr dicho fin. Para completar la transacción, el adquiriente probablemente esté dispuesto a pagar un precio mayor al valor contable  por acción. Según las condiciones  bajo las cuales  se origine la  adquisición  pueden ser:

·         Amistosas. Cuando la oferta inicial es aceptada.

·         Contestada: Cuando existe más de una oferta a considerar.

·         Hostil: Cuando se obtiene el control de la compañía objetivo sin el apoyo de su administración ni el consejo Directivo.

LICENCIAS

En el idioma español, la palabra licencia puede ser un verbo, es decir una de las formas de conjugación del verbo "licenciar" que significa "dar permiso" y pero también puede ser un sustantivo en cuyo caso representa tanto al permiso en si como al documento que registra dicho permiso.

En Derecho, es el contrato mediante el cual una persona recibe de otra el derecho de uso, de copia, de distribución, de estudio y de modificación (en el caso del Software Libre) de varios de sus bienes, normalmente de carácter no tangible o intelectual, pudiendo darse a cambio del pago de un monto determinado por el uso de los mismos. Estos activos son propiedad del otorgante, y pueden ser bienes de propiedad intelectual como una marca, patentes o tecnologías. También pueden ser objeto de licencia otros bienes de carácter intangible como la distribución de obras intelectuales.

En economía y en Derecho administrativo, una licencia de  concesión es el otorgamiento del derecho de explotación, por un período determinado, de bienes y  servicios por parte de una  Administración pública o empresa a otra, generalmente privada. La concesión tiene por objeto la administración de los bienes públicos mediante el uso, aprovechamiento, explotación de las instalaciones o la construcción de obras y nuevas terminales de cualquier índole sea marítima, terrestre o aérea de los bienes del dominio público.

Los objetivos de estos negocios radican en proporcionar servicios esenciales para el público, por ejemplo, la electricidad, el gas, el suministro de agua, la depuración de aguas residuales y las telecomunicaciones. Las concesiones públicas afectan a casi toda la infraestructura de los países desarrollados, ya que requieren grandes redes de distribución integradas, o la coordinación de muchos servicios esenciales como la red nacional del tendido eléctrico. 

FRANQUICIAS 

La franquicia, es un método de colaboración continuada, que se establece entre dos partes jurídicamente independientes – Franquiciador y Franquiciado- y que se regula a través de un contrato, mediante el cual, en una Empresa o Profesional (Franquiciado) una licencia o derecho para utilizar su nombre, su marca, sus productos, servicios o procedimientos, junto con la reputación asociada a los mismos, con el fin de establecer un negocio y explotarlo rentablemente. A cambio el franquiciador recibe una cuota inicial de entrada y un "Royalty" permanente por los servicios de ayuda técnica, comercial y de gestión de préstamos al Franquiciado.

ALIANZAS

Alianzas estratégicas: cuando dos o más organizaciones trabajan juntas con un propósito o proyecto específico. 

Existen alianzas entre países como por ejemplo Tratado de Libre Comercio de Guatemala entre varios países (México, Estados Unidos etc.) Uno de sus objetivos es eliminar las barreras comerciales y facilitar los movimientos entre fronteras de bienes y servicios, incrementar la inversión entre otros.

ORGANIZACIÓN Y METODOS

Es el área de la Organización que se ocupa de analizar los problemas estructurales y los procedimientos de la empresa a fin de optimizar la infraestructura administrativa para el logro de los objetivos pre-establecidos. 

Del análisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las herramientas tecnológicas disponibles, surgirá una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerárquico e informativo de la empresa.

Organización y Métodos, conocida universalmente por la sigla "O&M", es una función especializada que busca lograr la máxima eficiencia y efectividad de los procesos burocráticos así como del control, de una empresa o institución. Ello se consigue mediante el estudio y el perfeccionamiento de la estructura organizativa y de los trámites y métodos vigentes. Los principales propósitos de O&M son:

Eficiencia: lograr los objetivos con el menor empleo de los recursos.

Eficacia: alcanzar o lograr los objetivos con los recursos asignados o disponibles.

Utilidad:  Capacidad de un producto para satisfacer una necesidad o un deseo.

Productividad: Es un indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de recursos utilizados con la cantidad de producción obtenida.

Rentabilidad: generar una utilidad, ganancia o un mayor beneficio de una inversión.

Proyecto:

Es una estrategia utilizada para lograr objetivos a un tiempo determinado.

Procedimientos:

Planes que establece un método necesario para el manejo de actividades futuras.

Reglas:

Establece las acciones, o faltas de acción especificas necesarias.

Programa:

Un complejo de metas políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a planear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado.

MEJORA CONTINUA

Una de las principales herramientas para la mejora continua en las empresas es el ya conocido por todos y poco aplicado Ciclo Deming o también nombrado ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar). En realidad el ciclo fue desarrollado por Walter Shewhart, el cual dio origen al concepto. Sin embargo los japoneses fueron los encargados de darlo a conocer al mundo.

Los 4 pasos del Ciclo Deming

·          Planear: Establecer los objetivos de mejora, detallar las especificaciones de los resultados esperados, identificar los puntos de medición.

·          Hacer: Aplicar soluciones, documentar las acciones realizadas,

·          Verificar: Vigilar los cambios que se hayan realizado, y obtener retroalimentación.

·          Actuar: Realizar los ajuste necesarios, aplicar nuevas mejoras, y documentar.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA DE TAYLOR

Un principio es una afirmación válida de una determinada situación prevista; es una visión anticipada de lo que deberá hacerse cuando ocurra aquella determinada situación. Para Taylor, la gerencia adquirió nuevas atribuciones y responsabilidades descritas por los cuatro principios siguientes:

·         Planeación: Sustituir en el trabajo el criterio individual del obrero. La improvisación y la actuación empírico-práctica, por los métodos basados en procedimientos científicos.

·         Preparación: Seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con sus aptitudes, prepararlos y entrenarlos para producir más y mejor, de acuerdo con el método planeado.

·         Control: Controlar el trabajo para certificar que el mismo está siendo ejecutado de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto.

·         Ejecución: Distribuir diferencial mente las atribuciones y las responsabilidades, para que la ejecución del trabajo sea disciplinada.

men� .1a l 0S P�O ación, que son las gratificaciones y beneficios que las organizaciones conceden en forma de pago adicional de los salarios a sus trabajadores (De ley: IGSS, IRTRA, INTECAP, vacaciones…Voluntarias: subsidio de comida, de transporte, vales de despensa, etc.)

Las relaciones entre trabajadores y patronos en Guatemala, están regulas tanto por la Constitución Política de la República, en cuyo artículo 102, se establecen las prestaciones laborales mínimas.

Asimismo en el Código de Trabajo, que desarrolla en forma más extensa los precepto constitucionales.

En Guatemala la relación trabajador patrono es tutelar, esto quiere decir que la ley protege al trabajador frente al patrono y establece prestaciones laborales mínimas para el trabajador, que el patrono debe cumplir obligatoriamente.
Según el marco jurídico en Guatemala, la relación laboral se perfecciona desde el momento en que el trabajador esta bajo las ordenes directas del patrono o sus representantes, sin que necesariamente exista un contrato escrito, no obstante de ser obligatorio.

Entre las prestaciones que todo patrono debe cumplir se encuentran: Salario ordinario y Bonificaciones, Aguinaldo, Jornadas de Trabajo, Vacaciones, Despido e Indemnización, Contrato Individual de Trabajo Y  Derechos de la Mujer Embarazada.